POLÍTICA DE DATOS PERSONALES, PROTECCIÓN AL DERECHO DE HABEAS DATA, COMOENCASA
COMOENCASA, acogiendo y dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en el artículo 15 de nuestra Constitución Política, adopta y aplica la presente Política para el tratamiento de los datos personales. COMOENCASA, manifiesta que garantiza la intimidad, derechos a la privacidad, y el buen nombre de las personas, durante el proceso del tratamiento de datos personales, en todas las actividades, las cuales tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.
Se compromete a no revelar la información que se digita o transfiere a nuestra empresa, de acuerdo con las normas de la Ley 527 que reglamenta el Comercio Electrónico en Colombia y la Ley 1581 de 2012 sobre el uso de datos confidenciales. Con la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, se suple dejando sin efecto acuerdos y políticas expedidas con anterioridad.
COMOENCASA, para dar cumplimiento a las políticas de protección de datos y a las obligaciones de la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y las demás normas que la complementen, adicionen, enriquezcan o modifiquen, tiene en cuenta lo siguiente para el manejo de información y datos personales:
La información personal es uno de los activos más importantes, por lo tanto, el tratamiento de esta información se realiza con sumo cuidado y atendiendo lo establecido por la ley, garantizando a las personas el pleno ejercicio y respeto por su derecho del Hábeas Data.
La información que se encuentra en la Base de Datos propia ha sido obtenida en desarrollo de la actividad de COMOENCASA, su recopilación se ha hecho y se hará siempre atendiendo a los criterios y normatividad legal.
INFORMACIÓN GENERAL PORTAL WWW.COMOENCASA.CO
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El sitio WWW.COMOENCASA.CO es propiedad de Como en Casa Bien Raíz y Amoblado S.A.S, empresa identificada con NIT 901169773, con domicilio en la Carrera 33 # 29-22 oficina 511; en la ciudad de Medellín Colombia. Esta política de tratamiento es parte integrante de los Términos y Condiciones de COMOENCASA y está vigente desde 13 de mayo de 2020. WWW.COMOENCASA.CO en desarrollo de sus actividades ha identificado los datos que administra en particular su recolección, conservación, uso, circulación y disposición final para los fines propios de la relación comercial, así como los productos y servicios ofrecidos por COMOENCASA.
MARCO CONSTITUCIONAL, LEGAL Y NORMATIVO:
Las políticas de protección de Datos Personales de COMOENCASA se rigen por las siguientes normas de manera interna y externa:
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.
LEY 527 DE 1999:
Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Así mismo, introduce el concepto de equivalente funcional, firma electrónica como mecanismos de autenticidad, disponibilidad y confidencialidad de la información.
LEY 1266 DE 2008:
Por la cual se dictan las disposiciones generales del Hábeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.
LEY 1273 DE 2009:
Ley por medio de la cual se crea y se protege el bien jurídico de la información y los datos personales. Así mismo, se tipifican conductas penales como daño informático, violación de datos personales, acceso abusivo al sistema informático, interceptación de datos informáticos, hurto por medios informáticos, entre otras.
LEY 1581 DE 2012:
Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
DECRETO 1377 DE 2013:
Con el cual se reglamenta la Ley 1581 de 2012, sobre aspectos relacionados con la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales.
DECRETO 368 DE 2014:
Por el cual se reglamentan las operaciones mediante sistemas de financiación previstas en el artículo 45 de la Ley 1480 de 2011.
DECRETO 886 DE 2014:
Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos Personales, el cual se encuentra a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, y donde quienes actúen como responsables del tratamiento de datos personales, deberán registrar sus Bases de Datos siguiendo las instrucciones de este decreto.
ALCANCE DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS:
La Política de Protección de Datos Personales de COMOENCASA se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales, que para COMOENCASA sea objeto de Tratamiento como responsable y/o encargado del tratamiento de Datos Personales.
El Tratamiento de los Datos Personales se deberá hacer en los términos, condiciones y alcances de la autorización del Titular y/o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
COMOENCASA, con sede principal en la Carrera 33 # 29-22 oficina 511 de la ciudad de Medellín, Colombia, con teléfono de contacto 5810771 y correo electrónico: comoencasa@gmail.com, será el responsable del tratamiento de los datos personales y las bases de datos.
FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
1.Instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la ley.
2.Generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares.
La finalidad de COMOENCASA con respecto a la recolección y tratamiento de Datos Personales frente a:
CLIENTES:
El Usuario acepta que COMOENCASA lo contacte por diferentes canales como teléfono fijo, teléfono celular, mensajes de texto a su celular, correo electrónico y redes sociales, para ofrecerle información y ofertas.
EMPLEADOS:
Esta finalidad incluye específicamente los pagos de salarios y obligaciones como empleador de las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación, tanto de los empleados como de sus familiares y control de novedades laborales como permisos, incapacidades, control de acceso y horario de trabajo del empleado.
PROVEEDORES:
Contacto permanente para solicitud de cotizaciones y gestión de las relaciones comerciales que surjan, con el objeto de agregar sus inmuebles como insumos para el funcionamiento según la razón social de COMOENCASA.
VISITANTES:
COMOENCASA recibe en sus instalaciones con frecuencia visitantes. La información que suministran los visitantes a manera de control de acceso es registrada por parte de la empresa de seguridad en el ingreso de la zona, quienes manejan su planilla de ingreso, buscando obtener control frente a posibles incidentes de seguridad e identificación de las personas que ingresan a la zona y a las instalaciones de COMOENCASA.
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
COMOENCASA aplica los siguientes principios y reglas para la captación, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
a) Principio de Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglamentada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
b) Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informado al Titular.
c) Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo. expreso e informado del Titular Los datos personales no podrán ser obtenidos 0 divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de COMOENCASA en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de seguridad: COMOENCASA como responsable del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de Accesibilidad: COMOENCASA garantiza a las personas naturales y jurídicas titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de la empresa, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. No aplica a las bases de datos de los registros públicos, ni a las que estén por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 conforme al artículo 2 de la citada Ley.
h) Principio de confidencialidad: COMOENCASA se compromete a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones diferentes a las registrales.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
COMOENCASA restringirá el tratamiento de datos personales a lo estrictamente indispensable se solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.
En términos generales, la empresa no realiza tratamiento de datos personales sensibles, sin embargo, en casos excepcionales. podrá realizar el tratamiento de estos siempre y cuando:
El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
AUTORIZACIÓN GENERAL
Los usuarios autorizan a COMOENCASA para recolectar, administrar, conservar, utilizar y compartir sus datos personales de acuerdo con los fines y excepciones establecidos en la presente política de tratamiento de datos. Una vez recabados los datos personales, COMOENCASA queda autorizado para almacenarlos, es decir, mantener esos datos en sus servidores y sistemas, y para utilizarlos dentro del funcionamiento ordinario del sitio. Igualmente, se otorga una autorización a COMOENCASA para que en cumplimiento de los fines de funcionamiento del sitio y los servicios ofrecidos entregue la información de datos personales a terceros para su tratamiento, tales como prestadores de servicios de alojamiento, registro o conexión, entidades financieras o aseguradoras, intermediarios bancarios, entidades o centrales administradoras de riesgo, con el fin de reportar cualquier obligación incumplida del usuario frente a COMOENCASA. De la misma forma, se otorga autorización a COMOENCASA para ceder los datos de carácter personal a terceras personas naturales o jurídicas, civiles o comerciales, quienes a su vez sean clientes de COMOENCASA y con quienes se deba contactar con el fin de alcanzar los fines propios de los servicios de COMOENCASA , tales como, pero sin limitarse a ellos, el contacto entre comprador y vendedor, el contacto entre arrendador y arrendatario, contacto entre clientes e intermediaros comerciales interesados en ofrecer productos o servicios relacionados con la información entregada por cada cliente, tales como agencias o intermediarios inmobiliarios, entidades financieras o aseguradoras, prestadores de servicios comerciales relacionados directamente con bienes inmuebles, el aviso clasificado o la información personal publicada. COMOENCASA buscará que aquellas personas naturales o jurídicas a quienes se les entreguen los datos cumplan con los mismos estándares de protección de datos de carácter personal. COMOENCASA ante la solicitud de una autoridad judicial o administrativa competente, entregará la información de carácter personal que le sea debidamente solicitada, realizando la correspondiente anotación en el registro donde se encuentra dicha información almacenada.
DERECHOS DE LOS TITULARES
Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la empresa de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual COMOENCASA sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento está expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el titular.
Solicitar prueba de la Autorización otorgada a COMOENCASA salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012
Ser informado por COMOENCASA o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales.
Acceder en forma gratuita, al menos cada mes calendario, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Solicitar a COMOENCASA la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus Datos Personales, mediante presentación de reclamo escrito de conformidad con al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, en los siguientes casos:
a) Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b) Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c) Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los
fines para los que fueron recolectados.
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por COMOENCASA.
La revocación de la autorización o Supresión de los datos personales podrá solicitarse sobre la totalidad o parte de los datos que comprenden la autorización otorgada de que trata el presente documento de Políticas de Tratamiento de la Información. más no respecto de los datos regulados al amparo de la Ley 1266 de 2008 y/o cualquiera otra norma que la adiciona, modifique o derogue.
Excepciones al Derecho de revocatoria de la autorización y/o la supresión de Datos Personales
Es importante aclarar a los Titulares de datos Personales cuya información repose en las bases de datos de COMOENCASA, que el derecho de cancelación no es absoluto y COMOENCASA puede negar el ejercicio de este cuando:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
Excepciones al Derecho de revocatoria de la autorización y/o la supresión de Datos Personales
Es importante aclarar a los Titulares de datos Personales cuya información repose en las bases de datos de COMOENCASA, que el derecho de cancelación no es absoluto y COMOENCASA puede negar el ejercicio de este cuando:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
Derechos de los Niños. Niñas y Adolescentes:
En términos generales COMOENCASA no realiza tratamiento de datos personales de Niños, Niñas y Adolescentes, sin embargo, en casos excepcionales, podrá realizar el tratamiento de estos siempre y cuando:
Se trate de datos de naturaleza pública,
Y El tratamiento realizado por COMOENCASA responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
El tratamiento realizado por COMOENCASA asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Una vez cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
DEBERES COMOENCASA RESPECTO AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
COMOENCASA reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de estos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, si lo hubiere, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a esto se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento si lo hubiere.
Tramitar las consultas y reclamos formuladas en los términos señalados en la presente ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.